Prozessoptimierung mit ZRA+


Viele Unternehmen sind heute mit der Anforderung konfrontiert, die Abläufe im Bereich Rechnungseingang und Rechnungsprüfung zu optimieren. Die Herausforderung besteht darin, Lieferantenrechnungen, mit den richtigen Informationen, zum richtigen Zeitpunkt, dem richtigen Mitarbeiter zukommen zu lassen. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs ist einer der arbeitsintensivsten Prozesse im Finanzmanagement und birgt viele Fehlerquellen. Manuelle papiergebundene Abläufe sind oft zu lang, so dass es zu Verzögerungen oder sogar zum Verlust von Dokumenten kommt. Zeitliche Verzögerungen entstehen durch Rückfragen und Abstimmung. Dies führt zum Versäumen von Skontofristen und verhindert einen „fast close“ des Vorgangs. Eine Belegkontrolle, wie viele Rechnungen im Haus sind, ist praktisch unmöglich. Die UDIT bietet mit ZRA+ eine intelligente und einfache Lösung dieser Anforderungen.
 

Das Zentrale Rechnungsarchiv mit Workflowfunktionalität (ZRA+) wird eingesetzt, um Lieferantenrechnungen elektronisch zwischen dem zentralen Rechnungseingang und den sie betreffenden Abteilungen auszutauschen. Alle im zentralen Rechnungseingang eingehenden Lieferantenrechnungen werden eingescannt und mit entsprechender Indexierung versehen. Anschließend werden diese Rechnungen automatisch, gemäß dem aktuellen Kostenstellenplan, an die zuständigen Abteilungen im Unternehmen weitergeleitet. Diese können – je nach Unterschriftsberechtigung – im System sachlich abgezeichnet oder auch zur Bezahlung freigegeben werden.
Durch die Optimierung dieser Vorgänge mit ZRA+, wird die Zeit zwischen den einzelnen Arbeitsschritten verkürzt. Ein zeitlich versetztes und örtlich getrenntes Bearbeiten von Geschäftsprozessen wird möglich.
Unsere direkte Schnittstelle zum IBM ContentManager OnDemand ermöglicht dem Workflow Bearbeiter jederzeit Zugriff auf alle den Bestellvorgang betreffenden Dokumente wie:

- Bestellung
- Wareneingang
- Notizen
- Etc..
 

Darüber hinaus können jederzeit direkt aus dem Workflow Dokumente zum Vorgang hinzu gescannt werden.
Die integrierte Historie protokolliert selbstverständlich alle Zugriffe und Änderungen. Sie dokumentiert lückenlos und revisionssicher den gesamten Ablauf der Genehmigung. Auf Wunsch kann dieses Dokument ebenfalls zum Bestellvorgang im elektronischen Archiv abgelegt werden.

Mit ZRA+ haben Sie eine bessere Kontrolle über den Genehmigungsprozess. Die für die Kreditorenabwicklung zuständigen Mitarbeiter können den Bearbeitungsstand von Rechnungen genau verfolgen: Zahlungsvorgänge können nicht mehr im internen Postfluss untergehen.