Zentrales Rechnungsarchiv [ZRA+]

Funktion

Das UDIT Zentrales Rechnungsarchiv plus [ZRA+] optimiert die Bereiche Rechnungseingang und -prüfung. Alle im zentralen Rechnungseingang eingehenden Lieferantenrechnungen werden zunächst eingescannt und mit entsprechender Indexierung versehen. Anschließend werden diese Rechnungen automatisch, gemäß dem aktuellen Kostenstellenplan, an die zuständigen Abteilungen im Unternehmen weitergeleitet. Diese können – je nach Unterschriftsberechtigung – im System sachlich abgezeichnet oder auch zur Bezahlung freigegeben werden. Lieferantenrechnungen mit korrekten Informationen werden so automatisch zum richtigen Zeitpunkt dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet. Außerdem können Rechnungen automatisch gebucht werden: Mit Hilfe einer OCR-Erkennung wird die Rechnung ausgelesen und eine Vorschlagskontierung erstellt. Vorausgesetzt das System findet zu der Rechnung eine passende Bestellung und es sind keine Preis- oder Mengenabweichungen vorhanden, kann der Beleg automatisch gebucht werden. Ehemalige manuelle, papiergebundene und zeitintensive Abläufe werden digitalisiert und optimiert. Verzögerungen auf Grund von Rückfragen, Abstimmungsproblemen und/oder dem Verlust von Dokumenten gehören der Vergangenheit an. Das ZRA+ mit Workflowfunktionalität reduziert nicht nur den Zeitaufwand der einzelnen Arbeitsschritte drastisch, sondern ermöglicht auch ein zeitlich versetztes und örtlich getrenntes Bearbeiten von Geschäftsprozessen. Zudem wird eine bessere Kontrolle über den Genehmigungsprozess geschaffen. Die für die Kreditorenabwicklung zuständigen Mitarbeiter können den Bearbeitungsstand von Rechnungen genau verfolgen: Zahlungsvorgänge können nicht mehr im internen Postfluss untergehen.

Features

Feature

»Total digital«

Schluss mit Papierwüsten und Zettelwirtschaften: Rechnungen werden digitalisiert, durchlaufen optimierte Arbeitsschritte und werden anschließend rechtssicher und nachvollziehbar archiviert.

Feature

Auto-Zuordnung

Mit Hilfe der OCR-Erkennung werden Rechnungen automatisch geprüft und an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet. Ist eine passende Bestellung im System hinterlegt, ist zudem eine Auto-Buchung möglich.

Feature

OCR Erkennung

Die Inhalte von Dokumenten werden ausgelesen und anhand von Mustern erkannt. Eine Volltextsuche ermöglicht es, jedes Dokument in Sekunden zu durchsuchen und schnellstmöglich wiederzufinden.

Feature

Nachverfolgbarkeit

Rechnungen werden revisionssicher archiviert und können jederzeit abgerufen werden. Dabei ist jeder Bearbeitungsschritt vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsanweisung nachvollziehbar.

Feature

Dezentral & mobil

Mit Hilfe des ZRA+ können Geschäftsprozesse zeitlich versetzt und örtlich getrennt bearbeitet werden. Mit Hilfe von sicheren Verbindungen kann von jedem Standort aus auf die Software zugegriffen werden.

Feature

Einfache Einbindung

Das UDIT Zentrales Rechnungsarchiv plus [ZRA+] kann in jede Art von ECM-, ERP-, CRM-System und/oder Workflow integriert werden. Wir liefern die passenden Schnittstellen für einen reibungslosen Prozessablauf.

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